Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

Il cittadino extracomunitario può incorrere nella cancellazione anagrafica - oltre che per irreperibilità accertata -   anche quando non rinnova la dichiarazione di dimora abituale trascorsi sei mesi dalla scadenza del permesso di soggiorno o della carta di soggiorno, previo avviso da parte dell'ufficio, con invito a provvedere nei successivi 30 giorni (art. 11, comma 1/c del D.P.R. 223/1989). La fattispecie prevede il concorso di due elementi: da una parte l’omessa dichiarazione, dall’altra il mero fatto oggettivo costituito dal decorso dei sei mesi dalla scadenza del permesso di soggiorno e dall’adozione dell’atto di diffida. Non si tratta di cancellazione per irreperibilità, ma ‘per altri motivi’; se l’interessato ha presentato domanda di rinnovo e lo dimostri, non potrà essere cancellato almeno fino a quando non sia comunicato l’eventuale rigetto (Ministero dell'Interno, circolare 12/2005).