Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

La denuncia di morte può essere fatta da parenti del defunto, dall'Impresa di Pompe funebri, o da persona informata del decesso entro 24 ore dall'evento presso l'ufficio di Stato Civile ove è avvenuto il decesso.

Successivamente viene rilasciata l'autorizzazione al seppellimento:

• in caso di morte naturale, direttamente dal Comune;
• in caso di morte accidentale o violenta, dal Comune previo nullaosta rilasciato dalla Procura;
• in caso di morte per malattia infettiva, dal Comune a cui compete informare l'Ufficio di Igiene dell'A.S.L. mediante scheda riportante le generalità del defunto e la causa di morte; della causa della morte viene informata anche l'impresa incaricata del servizio funebre in quanto dovrà adottare per il seppellimento tutti gli accorgimenti fissati dalla legge.

Devono essere presentati i seguenti documenti:

• Scheda ISTAT compilata dal medico, in duplice originale;
• Avviso o dichiarazione di morte compilato su modello prestampato fornito dal Comune;
• Modulo di accertamento di morte rilasciato dal medico competente.

- Se il decesso é avvenuto presso l'abitazione un familiare o un delegato o altra persona a conoscenza del decesso dovrà recarsi all'Ufficio di Stato Civile, munito di documento di riconoscimento, e consegnare l'Avviso o dichiarazione di morte redatto dal Medico curante ed avallato dal Medico Necroscopo dell'A.S.L;

 - Se il decesso è avvenuto in Istituto (Ospedale, Casa di Cura, e comunque luoghi in cui sia presente persona con qualifica di Direttore o Capo Convivenza) un responsabile dell'Istituto trasmetterà comunicazione scritta del decesso all'Ufficio, unitamente alla scheda ISTAT e all'accertamento di morte..

Ricevuta la documentazione, l'Ufficiale di Stato Civile provvede alla stesura dell'atto di decesso nonché a rilasciare, non prima delle 24 ore dopo la morte, l'autorizzazione al seppellimento che viene consegnata alle Imprese di pompe funebri.  Se il deceduto era residente in altro Comune l'Ufficio spedisce via fax una richiesta urgente per la verifica dei dati anagrafici.
Dopo il rilascio dell'autorizzazione al seppellimento provvede altresì a dare comunicazione del decesso al Settore Stato Civile del Comune di residenza del defunto e ad inviare copia autentica dell'atto di morte, per la relativa trascrizione sui registri di Stato Civile. In caso di minori superstiti (morte di entrambi i genitori) all'Ufficio compete informare, entro 10 gg., con comunicazione scritta,  il Giudice Tutelare del Tribunale.