Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

Competente a rilasciare l’autorizzazione  è il Sindaco (funzionario incaricato) del Comune di decesso: per poterlo  effettuare,  in Lombardia se non c’è espressa volontà scritta del defunto è sufficiente una  manifestazione di volontà della MAGGIORANZA dei congiunti che dichiarano di essere a conoscenza che il defunto voleva che la propria urna cineraria venisse data in affidamento.

L’urna deve poter essere protetta da rotture o profanazioni, quindi  la persona affidataria dichiara nella comunicazione di affidamento di provvedere conservarla in luogo confinato e stabile.  Nel caso in cui la persona affidataria volesse "recedere" dall'affidamento dell'urna cineraria  dovrà provvedere al conferimento delle ceneri nel  cinerario comune o  provvedere alla loro tumulazione in  cimitero.