Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

Gli atti di stato Civile (nascita, morte, matrimonio, cittadinanza) formati all’estero riguardanti i cittadini italiani o le relative dichiarazioni che li riguardano rese secondo le norme stabilite dalla legge del luogo alle autorità locali straniere competenti devono essere inviate senza indugio a cura della parte interessata all’autorità diplomatica o consolare italiana che si trova su quel territorio che le trasmetterà per la loro trascrizione al Comune italiano competente.

La trascrizione di tali atti può essere richiesta anche dai diretti interessati al comune competente presentando copia degli stessi debitamente legalizzata e tradotta in italiano a meno che non siano stati rilasciati da Stati con cui vigono accordi internazionali che prevedono l'esenzione da tale formalità.

La funzione della legalizzazione consiste nel certificare la provenienza degli atti e la qualifica dei loro firmatari. Esiste ora la possibilità anche per il cittadino straniero residente in Italia di richiedere al proprio comune di residenza la trascrizione degli atti di stato Civile che lo riguardano; da tale atto non sarà comunque possibile rilasciare alcuna certificazione se non la copia integrale dello stesso.

Requisiti

Gli atti formati all’estero non possono essere trascritti se contrari all’ordine pubblico.

In generale la trascrizione dell’atto può essere richiesta al comune ove l’interessato ha la residenza o a quello in cui risulta iscritto all’A.I.R.E. (Anagrafe degli italiani residenti all’estero) o in mancanza a quello del comune di iscrizione o trascrizione dell’atto di nascita o se egli è nato e residente all’estero a quello del Comune di nascita o di residenza della madre o del padre di lui ovvero dell’avo materno o paterno. Per le persone nate e residenti all’estero nell’impossibilità di individuare il comune competente in base a tali criteri il consolato italiano all’estero può anche invitare l’interessato a indicare un Comune a sua scelta.

Documenti da presentare

Documento valido di identità di chi richiede la trascrizione che deve essere l’interessato o l’esercente la potestà in caso di minore. Originale o copia conforme dell’atto di cui si richiede la trascrizione debitamente legalizzata e tradotta in lingua italiana