Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

Ad ogni trasferimento di residenza al quale segue un provvedimento di iscrizione anagrafica, ne corrisponde uno di cancellazione, essendo quest’ultimo il logico e corrispettivo corollario del primo, al punto che portano la stessa data: di iscrizione nel Comune di immigrazione e di cancellazione in quello di emigrazione.

L’ufficiale di anagrafe che riceve la domanda di cancellazione da parte del collega cui è stata proposta la iscrizione procede, se lo ritenga necessario o anche solo opportuno, alla verifica dell’effettivo trasferimento della persona dal Comune: “l'ufficiale di anagrafe è tenuto a verificare la sussistenza del requisito della dimora abituale di chi richiede l'iscrizione anagrafica” (art. 19 del D.P.R. 223/1989); inoltre, il Comune di emigrazione, “ove lo ritenga necessario", deve disporre gli opportuni accertamenti per appurare se sussistono i motivi per la cancellazione anagrafica (art. 18 del D.P.R. 223/1989).

Prima di cancellare l’emigrato, l’ufficiale di anagrafe controlla se i dati e le notizie riportati nell’APR4 trasmessogli corrispondono a quelli registrati negli atti anagrafici; se ne rileva di non corretti od omessi li rettifica o integra: sono le informazioni confermate, rettificate o integrate dal Comune di emigrazione che vanno registrate negli atti anagrafici del Comune di immigrazione.

L’ufficiale di anagrafe annota la emigrazione sulla scheda individuale della persona trasferita, eliminandola dalla schedario della popolazione residente, annotando quanto necessario anche nella corrispondente scheda di famiglia.