Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

L´Ina (Indice nazionale delle anagrafi) è l´infrastruttura tecnologica di riferimento e di interscambio dei dati anagrafici comunali e le pubbliche amministrazioni: l´associazione fra i dati identificativi del cittadino e il comune di residenza completa la circolaritá anagrafica al fine di conseguire l´obiettivo della semplificazione e razionalizzazione dell'azione amministrativa.

La garanzia dell´identificazione del cittadino su tutti gli archivi della pubblica amministrazione é data dalla chiave di ricerca univoca individuata nel codice fiscale. L´indice non contiene informazioni anagrafiche del cittadino, che restano di esclusiva pertinenza dell´anagrafe del comune di residenza, ma solo i dati minimi che servono a reperirle o ad accelerarne l´ accesso. L´Ina, realizzato e gestito dal Ministero dell´Interno, é un servizio gratuito accessibile in rete a tutti i comuni, i quali sono tenuti a partecipare alla creazione ed al suo continuo e costante aggiornamento.

L´architettura del Saia (Sistema di accesso e di interscambio anagrafico) é basata sull´indice di riferimento nazionale (Ina) che consente il collegamento logico virtuale delle anagrafi comunali per il reperimento certo su base nazionale della residenza del cittadino. L´inoltro delle informazioni alle Amministrazioni pubbliche abilitate alla ricezione automatica dei dati di interessi avviene tramite l´utilizzo di una infrastruttura di sicurezza, controllo e documentazione per lo scambio certificato di informazioni anagrafiche.