Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

L´AIRE contiene i dati dei cittadini italiani che, ai sensi dell´art. 6 della citata Legge 470/1988, hanno dichiarato all’Ufficio consolare della circoscrizione di immigrazione, di voler trasferire la propria residenza all´estero per un periodo di tempo superiore ai dodici mesi o, per i quali, tale residenza é stata accertata d´ufficio. L’ente competente alla regolare tenuta dell´anagrafe della popolazione residente all´estero, è il Comune. E’ istituita, inoltre, presso il Dipartimento per gli Affari interni e territoriali del Ministero dell´interno, un´AIRE nazionale, costantemente aggiornata, che contiene i dati trasmessi da tutte le anagrafi comunali. Oltre alle fondamentali notizie di stato civile, anagrafico e di residenza, l’AIRE rileva anche notizie concernenti il grado di istruzione, la condizione professionale e l’iscrizione nelle liste elettorali.

ISCRIZIONE DEI CITTADINI ALL´AIRE

Iscriversi all'AIRE è un obbligo prescritto dalla legge istitutiva dell’AIRE nei seguenti casi:

- se si è cittadini italiani e si intende spostare la propria residenza all'estero per un periodo superiore ai dodici mesi. Ai sensi dell’art 43 del Codice Civile, la residenza è il luogo di abituale dimora, cioè il luogo dove solitamente si svolge la vita familiare, lavorativa e sociale; 

- se si è cittadini italiani nati all’estero e da sempre residenti al di fuori del territorio italiano;

- se si acquisisce la cittadinanza italiana all’estero.

Non devono invece iscriversi all’Aire:

- i cittadini italiani che si recano all'estero per cause di durata limitata non superiore a dodici mesi;

- i cittadini che si recano all’estero per l’esercizio di occupazioni stagionali;

- i dipendenti di ruolo dello Stato in servizio all'estero e le persone con essi conviventi, i quali siano stati notificati alle Autorità locali ai sensi delle convenzioni di Vienna sulle relazioni diplomatiche e sulle relazioni consolari, rispettivamente del 1961 e del 1963, ratificate con legge 9 agosto 1967, n. 804. Con Circolare MIACEL del 17 dicembre 2001 n. 20, l’esenzione dall’obbligo di iscrizione all’AIRE è stata estesa, in via interpretativa, anche ai militari in servizio presso gli uffici e le strutture della NATO.

Le iscrizioni in AIRE avvengono: a) per trasferimento (dichiarato) della residenza da un Comune italiano all'estero; b) per trasferimento dall'AIRE di altro Comune; c) a seguito della registrazione dell'atto di nascita; d) per acquisto della cittadinanza italiana da parte di persona residente all'estero; e) per esistenza di cittadino all'estero giudizialmente dichiarata; f) per ricomparsa da irreperibilità.

Presupposto per l’iscrizione in AIRE è il possesso della cittadinanza italiana. Può proporsi un problema per i cittadini nati all’estero da genitori italiani e per i quali manca l’atto di nascita che possa comprovare l’acquisto della nostra cittadinanza per nascita. Il Ministero aveva previsto che non si potesse prescindere dall’acquisizione dell’atto di nascita, considerato anche che il problema si riproporrebbe in occasione dell’iscrizione nelle liste elettorali, e al momento della formazione del relativo fascicolo e dell’acquisizione della necessaria documentazione, tra cui il certificato di nascita e quello di cittadinanza (circolare 7/1995). Successivamente con la circolare n. 13 del 23 giugno 1999 ha rivisto questa posizione indicando che la mancata trascrizione dell’atto di nascita può non considerarsi elemento ostativo all’iscrizione nell’AIRE ma soltanto una misura opportuna per coloro che sono già stati iscritti nell’AIRE e che risultano tuttora iscritti nelle liste elettorali; rimanendo invece indispensabile l’acquisizione dell’atto di nascita in caso di prima iscrizione.

Per espatrio - I cittadini che trasferiscono la residenza all’estero devono dichiararlo, personalmente o tramite persona legittimata, all’Ufficio consolare entro novanta giorni dall’arrivo nella Circoscrizione. L’addetto all’ufficio compila il mod. CONS01 e lo fa pervenire al Comune competente all’iscrizione all’AIRE, che prima di procedere all’iscrizione effettua gli accertamenti per stabilire se in effetti il cittadino sia emigrato definitivamente all’estero; quindi procede all’iscrizione all’AIRE compilando il mod. APR4, comunicando la conclusione del procedimento sia all’interessato che al Consolato. Prima di espatriare il cittadino può anche dichiararsi all’ufficiale di anagrafe, il quale in tal caso compila il mod. APR4 iscrivendo la pratica sia sul registro delle emigrazioni APR che sul registro protocollo delle iscrizioni AIRE; pratica che viene tenuta in sospeso fino al momento della conclusione del procedimento, da individuarsi nel ricevimento del mod. CONS01 inviato dal Consolato. Se entro un anno dal dichiarato espatrio non arriva il CONS01, l’ufficiale di anagrafe avvia le opportune verifiche per la eventuale cancellazione per irreperibilità (circolare 16/1991). L’iscrizione all’AIRE per emigrazione all’estero coincide con la cancellazione dall’APR. L’iscrizione in AIRE con conseguente trasferimento dall’APR a seguito di espatrio decorre: a) dalla data della dichiarazione di trasferimento della residenza all’estero resa al Comune di ultima residenza in Italia, se entro 90 giorni dall’arrivo nella Circoscrizione consolare è stata resa dichiarazione al Consolato; b) dalla data di ricezione da parte del Comune del CONS01 se la dichiarazione di espatrio sia avvenuta presso il Consolato.

Per nascita all’estero - Il figlio di genitori italiani residenti all’estero, nato all’estero, viene iscritto nell’AIRE dei genitori. L’iscrizione per nascita si effettua d’ufficio a seguito della formazione o trascrizione del relativo atto formato all’estero. L’art. 17 del D.P.R. 396/2000 prevede che la trascrizione dell’atto di nascita avvenuta all’estero va richiesta al Comune in cui l'interessato (il genitore, cioè): a) ha o dichiara che intende stabilire la propria residenza, o b) in quello di iscrizione all'AIRE o, in mancanza, c) in quello di iscrizione o trascrizione dell'atto di nascita, o d) in quello di residenza della madre o del padre ovvero dell'avo materno o paterno. Se non è possibile provvedere con i criteri sopra indicati, l'interessato, su espresso invito dell'autorità diplomatica o consolare, indica un Comune a sua scelta. Dove una volta trascritto l’atto, l’ufficiale dello stato civile provvederà a darne debita comunicazione all’ufficiale di anagrafe per la iscrizione dell’interessato all’AIRE, in una famiglia già esistente o istituendo una nuova famiglia. L'atto di stato civile formato all’estero dè soggetto a legalizzazione o apostille a seconda dei casi e a meno che non sia diversamente disposto da accordi internazioni (art. 21, comma 3, D.P.R. 396/2000). Deve inoltre essere accompagnato, quando non sia previsto diversamente, e cioè che si possano scambiare estratti in modelli plurilingue, dalla traduzione in lingua italiana. Dell’iscrizione nell’AIRE a seguito di trascrizione dell’atto di nascita, l’ufficiale di anagrafe dà comunicazione al Consolato competente e all’interessato; e inoltre, se il cittadino è maggiorenne, agli uffici elettorale e leva (se il cittadino è di sesso maschile). La iscrizione decorre dalla data di trascrizione dell’atto di nascita; si perfeziona solo dopo che l’ufficiale di anagrafe abbia ricevuto comunicazione degli estremi della trascrizione o della registrazione dell’atto di nascita relativo alla persona da iscrivere