Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

Per autenticare la firma sugli atti di vendita dei veicoli, il venditore deve redigere l'atto di vendita sul retro del Certificato di Proprietà, nel riquadro T, indicando i dati dell'acquirente (cognome, nome, luogo e data di nascita, indirizzo, codice fiscale) e il prezzo di vendita.
In caso di procuratore, tutore o legale rappresentante di società, deve essere presentato anche l'atto che autorizza alla firma (procura, visura camerale, ecc.).

Occorre portare una marca da bollo di euro 16,00 da apporre sull'atto al momento dell'autentica della firma ed esibire un documento d'identità in corso di validità. Per diritti di segreteria vengono richiesti euro 0,52.

Avvertenza:
Con l'autenticazione della firma presso l'anagrafe, il passaggio di proprietà non è completato in quanto occorrerà chiedere la trascrizione, previo pagamento della relativa imposta, e l'aggiornamento del Certificato di Proprietà recandosi ad uno STA (Pubblico Registro Automobilistico, Ufficio Motorizzazione, Automobile Club o studi di consulenza automobilistica – agenzie pratiche auto) pertanto, rivolgendosi direttamente ad uno STA (sportello telematico dell'automobilista) si può oltre che autenticare la firma anche espletare l'intera pratica del trasferimento di proprietà.

Tutte le informazioni relative al passaggio di proprietà  o a casi particolari sono disponibili nel sito dell'ACI  al percorso: Al servizio del cittadino/Guida pratiche auto/Passaggio di proprietà