Il  titolare del potere sostitutivo di tutti i procedimenti che riguardano il servizio è il Segretario Comunale.

L'Ufficio di Stato Civile del Comune provvede al rilascio di certificati, estratti e copie integrali di atti di stato civile (nascita, matrimonio, morte). Essi, pertanto, possono essere rilasciati se gli atti di stato civile dei relativi eventi (nascita, matrimonio, morte) sono registrati presso il Comune di Gardone Riviera.

Tutti i certificati di stato civile sono esenti dal pagamento dell'imposta di bollo e dei diritti di segreteria (ex art. 7 L. 405/1990).

Ai sensi della Legge n. 183 del 12/11/2011 (cd. "Legge di Stabilità"), le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide ed utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e con i gestori di servizi pubblici, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000 (dichiarazioni sostitutive di certificazioni, dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà).